Het opstellen van een budget is een jaarlijks terugkerend proces dat voor veel bedrijven rond de jaarafsluiting plaatsvindt. Dit is het moment waarop organisaties de meest betrouwbare informatie hebben over hun prestaties van het afgelopen jaar. Overigens kan je deze informatie ook eerder in het jaar beschikbaar zijn, vooral met moderne rapportagesystemen. Of je nu in Europa zit, waar ongeveer 75% tot 85% van de bedrijven hun boekjaar afsluiten in december, in het Verenigd Koninkrijk waar ongeveer 60% tot 70% dit doet in april, of in de Verenigde Staten waar ongeveer 25% tot 35% van de bedrijven hun jaar afsluiten op 30 september en ongeveer 50% tot 60% dit doet op 31 december, het budgetproces is cruciaal voor het plannen van het komende jaar. Ongeacht wanneer de jaarafsluiting is, onderstaande punten zullen je een vliegende start geven
Een goed opgesteld budget helpt organisaties niet alleen om om te gaan met onverwachte veranderingen in het macro-economische klimaat, maar ook om flexibel in te spelen op onverwachte winsten of verliezen. Nu september voor de deur staat, is dit hét moment om te beginnen met het opstellen van je budget voor 2024.
Staat het opstellen van het budget ook binnenkort bij jullie op de planning, maar weet je niet hoe te beginnen? Wij helpen je graag! In dit artikel bieden we een duidelijk stappenplan dat je door het budgetproces leidt, zonder al te veel poespas.
1. Begin met een grondige evaluatie van het huidige jaar
Voordat je aan een nieuw budget begint, is het belangrijk om terug te kijken naar het afgelopen jaar. Het evalueren van de prestaties aan de hand van vooraf vastgestelde KPI’s (Key Performance Indicators) helpt om objectief te beoordelen wat goed ging en wat beter kan. Dit biedt een stevig fundament voor het budget van het nieuwe jaar.
Neem ook de tijd om feedback van stakeholders zoals klanten en medewerkers te verzamelen. Hun inzichten kunnen waardevolle aanvullende informatie bieden die verder gaat dan cijfers alleen. Door dit proces nauwkeurig uit te voeren, kun je sterke en zwakke punten in de financiële strategie identificeren en realistische doelen stellen.
2. Vergelijk je bedrijf met de branche
Vergelijk je bedrijfsprestaties met gemiddelden in de branche om te bepalen of je uitgaven in lijn zijn met de markt. Tools zoals financiële databases en sectorrapporten kunnen je helpen om deze benchmarks te bepalen. Zo krijg je inzicht in hoeveel andere bedrijven in jouw sector uitgeven aan personeelskosten, marketing, en R&D.
Het is ook nuttig om een risicoanalyse uit te voeren. Dit helpt om mogelijke valkuilen in je eigen bedrijfsvoering te identificeren en maakt je bewuster van potentiële risico’s. Benchmarking is niet alleen een nuttig vergelijkingspunt, maar ook een manier om je budget realistisch en concurrerend te maken.
3. Stel duidelijke en meetbare financiële doelen
Een budget zonder duidelijke doelen is slechts een verzameling cijfers. SMART-doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdgebonden) helpen om richting te geven aan je financiële planning. Bijvoorbeeld: “We willen de omzet met 10% verhogen binnen 12 maanden door te investeren in nieuwe marketingkanalen.” Door je doelen helder te formuleren, kun je gericht toewerken naar concrete resultaten.
4. Bepaal de kosten voor het runnen van de onderneming
Maak een gedetailleerde lijst van alle vaste en variabele kosten, zoals operationele kosten, investeringen, en marketinguitgaven. Het opsplitsen van deze kosten geeft je een vollediger beeld van waar je geld naartoe gaat. Voer regelmatig controles uit om inefficiënties op te sporen en besparingen door te voeren waar mogelijk.
5. Bespreek het met de verantwoordelijken van de afdelingen
Betrek de verantwoordelijken van de afdelingen bij het budgetproces. Dit bevordert niet alleen de praktische uitvoerbaarheid van het budget, maar zorgt er ook voor dat iedereen betrokken is bij de financiële strategie. Regelmatige communicatie en open dialogen helpen om de prioriteiten helder te houden en de middelen effectief toe te wijzen.
6. Houd rekening met onvoorziene omstandigheden
Geen enkel budget kan de toekomst voorspellen. Het is daarom belangrijk om een buffer van 5-10% in te bouwen voor onvoorziene omstandigheden. Een scenario-analyse kan helpen om verschillende toekomstige scenario’s te plannen en beter voorbereid te zijn op onverwachte gebeurtenissen. Overweeg om verschillende bufferpercentages toe te wijzen op basis van het type risico.
7. Stel de definitieve begroting op
Nadat alle input is verzameld, stel je de definitieve begroting op. Gebruik softwaretools zoals Excel, Google Sheets, of gespecialiseerde budgetteringssoftware om het proces te stroomlijnen. Vergeet niet dat het goedkeuringsproces vaak nog langs het management of de raad van bestuur moet gaan. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en eventuele wijzigingen kunnen worden besproken.
Tips om controle te houden over je budget
- Flexibiliteit is cruciaal: Wees bereid om je budget aan te passen als de omstandigheden veranderen. Dit houdt je bedrijf wendbaar en klaar om te reageren op nieuwe uitdagingen.
- Koppel je evaluaties aan strategische doelen: Zorg ervoor dat regelmatige evaluaties en bijsturingen in lijn zijn met de strategische doelen van het bedrijf. Zo blijft de focus altijd gericht op wat echt belangrijk is.
Met deze aanpak zorg je ervoor dat je budgetproces niet alleen nauwkeurig, maar ook effectief is. Blijf evalueren, aanpassen en communiceren om het meeste uit je financiële planning te halen. Succes met het budgetteren voor het komende jaar!
