“Bij sommige klanten hoefde ik 95% van de facturen niet meer te bekijken. Alles liep automatisch.” Vince Heijmans ziet het verschil haarscherp. Hij werkte jarenlang bij een audit-kantoor voor mkb-bedrijven. Hij stond daar midden in de werkelijkheid van papieren administraties, ontbrekende controles en draaitabellen die maandenlang meegingen.
“Het ging dan vooral om controleren of dingen kloppen,” zegt hij. “Niet om de vraag of het bedrijf goed draait. Daar was vaak geen tijd voor.”
Samen met collega Nav Ramoutar deelt hij zijn visie op de verschuiving in het financiële vak. Minder handwerk, meer strategie. Meer eigenaarschap. “We zijn niet meer de mensen die alleen terugkijken op cijfers,” zegt Nav. “We zijn er ook om vooruit te kijken. Dat vraagt om andere kennis én andere tools.”
Wat vroeger handwerk was, vraagt nu om realtime inzicht
Vroeger betekende een maandafsluiting bij veel bedrijven: stress, knippen en plakken in Excel, controleren, wachten tot bestanden laden, opnieuw controleren. “We waren soms tot de 25e van de maand bezig,” zegt Nav. “Daarna moest het nog naar de directie.”
Bij een van zijn klanten zette hij de hele omzetcontrole om van Excel naar een realtime dashboard, gekoppeld aan het CRM-systeem. “De oude werkwijze trok Excel helemaal vast. Maar met de tool konden we per dag inzicht krijgen in de omzet. Dat gaf rust, overzicht én vertrouwen in de cijfers.”
Vince herkent dat. “Je bent niet meer afhankelijk van mensen die data uit verschillende bronnen moeten verzamelen. Met goede tooling heb je één bron van waarheid. Als er iets niet klopt, zie je het meteen. Je loopt niet meer telkens achter de feiten aan.”
Dat maakt het werk van de financial ook inhoudelijk interessanter. “Je bent niet meer bezig met cijfers inkloppen,” zegt Vince. “Je kijkt naar wat er gebeurt in het bedrijf. Wat betekenen de cijfers? Wat kunnen we ermee doen?”
Tools leveren tijd, kwaliteit en strategisch vermogen op
De winst van automatisering zit niet alleen in efficiëntie. Het gaat ook om betrouwbaarheid en sturingskracht. “De foutmarge wordt kleiner,” zegt Nav. “Je hebt als organisatie realtime inzicht, waardoor je sneller kunt schakelen. Als je omzet achterloopt, hoef je niet twee weken te wachten om dat te ontdekken.”
De voordelen die ze zien bij klanten zijn duidelijk:
- Minder handmatige fouten
- Tijdwinst in maandafsluiting en rapporteren
- Sneller inzicht in prestaties
- Beter kunnen onderbouwen richting banken of andere partijen
Ook voor het werk van de financial zelf verandert er veel. “Je hebt veel meer ruimte om analyses te maken,” zegt Vince. “Niet achteraf, maar op het moment dat het nodig is. Dat maakt je werk inhoudelijk sterker.”
Nav vult aan: “Het verwachtingspatroon is ook veranderd. Directies verwachten dat jij iets zegt over de cijfers. Dat je meedenkt. Je moet ook dashboards kunnen bouwen die realtime inzichten geven. Daarvoor heb je kennis van tools nodig, maar ook van processen. Dat stroomlijnen is vaak het lastigste deel.”
Zonder basiskennis geen verdieping
Toch blijft het fundament van het vak hetzelfde. De cijfers moeten kloppen. Wie niet begrijpt wat er gebeurt bij het boeken van een factuur, loopt vroeg of laat vast. “Ik had ooit een stagiair die niet wist dat je een crediteur aanmaakt bij een inkoopfactuur,” zegt Vince. “Dat zijn basics die je echt moet beheersen.”
Je moet die basis beheersen om uitspraken te kunnen doen over de business.
Nav ziet die ontwikkeling ook. “Iedereen wil tegenwoordig business controller worden. Maar je kunt pas waarde toevoegen als je eerst weet hoe de administratie werkt. Hoe een journaalpost loopt. Waar kosten landen. Waarom dat zo is.”
Ze maken zich er soms zorgen over. “Er is een generatie die heel snel stappen wil maken, maar de basis overslaat,” zegt Nav. “Daardoor zie je dat er fouten gemaakt worden. Je kunt niet met de directie praten over cijfers als je zelf de spelregels van de boekhouding niet snapt.”
Automatiseren? Begin niet bij de tool
Wat als een organisatie iets wil met automatisering? Of een nieuwe BI-tool overweegt? Volgens Vince en Nav is er één fout die ze vaak zien: beginnen met de tool zelf.
“Stel eerst de vraag: wat wil je eigenlijk weten?” zegt Vince. “Welke inzichten heb je nodig? Waarom? Als je dat helder hebt, weet je pas welke tool je nodig hebt. Als het niet aansluit, levert het geen toegevoegde waarde, maar kost het wel middelen”
Nav benadrukt het belang van voorbereiding. “Ga eerst met stakeholders aan tafel. Zorg dat iedereen weet wat het doel is. Kijk naar je administratie. Is je data betrouwbaar? Kun je koppelen met systemen? Als dat niet klopt, loop je vast.”
Ook de menselijke kant speelt een rol. “Je kunt niet zomaar alles automatiseren zonder je mensen mee te nemen,” zegt Vince. “Sommige medewerkers werken al dertig jaar met de hand. In dat geval moet je in stappen veranderen. Alles in één keer omgooien werkt dan niet.”
Nav besluit: “Als je de juiste vragen stelt, de mensen meeneemt en de data goed inricht, dan kan een tool echt iets opleveren. Maar dan moet je het wel goed doen. Niet half.”
Wat hij daarmee bedoelt? Je moet aan alle voorwaarden voldoen. Sla je de mensen over, of de inrichting van je data, dan gaat het niet lukken.
Wil je ook af van de knip-en-plakboekhouding?
De financials van vandaag hebben geen tijd meer voor onnodig handwerk. Ze willen inzichten. Sturing. Grip op processen. Vince en Nav laten zien wat er gebeurt als je dat goed aanpakt.
Werk je nog met rapportages die pas weken na maandafsluiting binnenkomen? Of weet je eigenlijk niet zeker of je cijfers wel kloppen?
Misschien is het tijd om te kijken wat er wél mogelijk is.
