Informatietechnologie brengt steeds weer nieuwe mogelijkheden. En die vernieuwingen volgen elkaar in een rap tempo op. Wat betekent dat voor de bedrijfsvoering in het finance-domein? Hoe kun je daar als organisatie op inspelen? We spreken erover met Silvano Serra, CFO van elektrotechnische groothandel Rexel Nederland.
Silvano, je hebt heel wat ervaring in finance. Zie jij ook dat de rol van de financial verandert?
“Zeker. Ik zie finance niet meer als de traditionele functie, gericht op de vastlegging van financiële gegevens en daarover rapporteren. Ik zie een transformatie van boekhouder naar dienstverlenend aan de gehele organisatie. Deze rol heeft twee kanten. Die van ‘strong control’ en ‘involved control’.”
“Aan de ene kant heb je ‘strong control’. Dat houdt in: sterk op de cijfers sturen en als waakhond optreden. Kaders stellen is daarin belangrijk, zodat we werken volgens onze richtlijnen en compliance. Aan de andere kant staat de ‘involved controller’. Dan bepaal je samen de strategie en ondersteun je de business.”
“Daarbij zie ik een rol voor finance om zich zoveel als mogelijk beschikbaar te stellen voor de gehele organisatie, tot aan de operatie toe. Zo moeten financials nauw contact hebben met medewerkers in het werkveld over hoe zij hun werkzaamheden uitvoeren en mutaties vastleggen in onze systemen. Tevens heeft finance een rol om sales te ondersteunen bij het doorrekenen van totaaloplossingen voor onze klanten, maar ook om intern met HR de mogelijkheden voor onze collega’s te bekijken.”
Bij je adviezen aan de andere afdelingen binnen Rexel treed je regelmatig buiten de geijkte paden van het finance-domein. Hoort dat bij de CFO-rol van de toekomst?
“De traditionele CFO handelde vooral vanuit de boekhoudkant, net als iedere financial. Die insteek is aan het verdwijnen. De adviserende rol krijgt een steeds diepere betekenis. Mijn doel als CFO is veel meer om de business te faciliteren bij het doen van goede transacties. Het opstellen van business cases, pricingmodellen en zelfs proces re-design zijn daarin belangrijke onderdelen.”
“Dat vraagt ook om een gezamenlijke visie waarmee je de organisatie inricht en gedrag voedt. Goede discussies horen daarbij, die versterken je visie. Ook kennisoverdracht rondom de uitgangspunten van investeringen, klantkredieten en uitgaven horen in het takenpakket van finance. Ik let bijvoorbeeld niet zozeer op kosten, maar wel op het rendement van de uitgave. Dat geldt ook rondom risico’s, vaak zit aan een risico ook een kans verbonden. Die afwegingen onderbouwen met data is een belangrijk aspect van mijn rol. Finance moet vanuit de cijfers voor de gehele organisatie analyses maken.”
Zetten jullie daarom fors in op analyse en statistiek?
“Analyses leveren klantprofielen op waarmee we klantgedragingen kunnen voorspellen en kunnen inspelen op klantbehoeften. Data zal daarom steeds belangrijker worden voor onze bedrijfsvoering. Niet alleen onze intern gegenereerde data, maar zeker ook data afkomstig van externe bronnen. De uitdaging zal zijn om de juiste data met elkaar te koppelen om patronen te herkennen en statistische analyses uit te voeren.”
“Statistiek wordt een nieuwe dimensie binnen het finance-domein. Het bewaken van datakwaliteit voor de gehele organisatie wordt een nieuwe rol voor finance. Een eenduidige vastlegging van definities en handelingen is daarvoor essentieel.
Een voorbeeld. Een intern onderzoek leerde mij dat bij de balieverkoop niet alle verkopen volledig en eenduidig werden vastgelegd. Met de medewerkers uit de operatie heb ik een gesprek gevoerd om het belang daarvan te benadrukken. Niet goed vastgelegde informatie vermindert de datakwaliteit en verstoort daardoor analyses en patronen. Wij investeren in het volledig vastleggen van data, wat zich zeker terugverdient.”
Welke rol spelen technologische ontwikkelingen zoals Internet of Things of Artificial Intelligence bij jullie?
“We zijn bezig met big data en met Artificial Intelligence. Momenteel ontwikkelen we een model dat voorspelt wanneer een klant bij ons weggaat. Daarvoor moeten we wel eerste onze data structureren. Maar als dat gedaan is, willen we een verklarend model bouwen dat statistisch onderbouwd is. Waaruit we kunnen aflezen waarom een klant klaagt en wat de onderliggende oorzaken inzichtelijk maakt.”
“Patroonherkenning in klantgedrag zal ons zo helpen om klanten continu beter van dienst te kunnen zijn, vroegtijdig op hun behoeften in te spelen en te voorzien van juiste adviezen. Daarmee willen we onder andere de churn minimaliseren. Door vanuit analyses te kunnen voorspellen dat klanten mogelijk weggaan, kunnen we daar tijdig op inspelen.”
“Ook preventieve maintenance is voor onze business interessant. Wanneer installaties aangeven dat na een x-aantal cycli onderhoud nodig is of storingen optreden, kunnen we daarop anticiperen. Dit matchen we met onderhoudsintervallen, zodat meerdere installaties in één keer onderhouden kunnen worden. Internet of Things zie ik dan ook vooral als de ontsluiting van alle data van waaruit we de klant optimaal kunnen bedienen.”
“Daarnaast gebruiken we nieuwe technologische ontwikkelingen om in te spelen op veranderingen in de markt. Steeds meer van onze klanten willen bijvoorbeeld dat we direct op de montagelocatie bezorgen en we zien daarbij dat klanten hun bestellingen vaker als nachtlevering willen ontvangen. Om te besluiten wat je tegen welke prijs kunt aanbieden en welke marges reëel zijn, moet je goed inzicht hebben in het klantrendement.”
“Tot slot kunnen we ook in de warehouses zelf data benutten om de processen te verbeteren en doorlooptijden voor de verkoop terug te brengen: wat geef je voorrang qua inpakken en welke capaciteit heb je nodig om de groei aan te kunnen? Marges zijn fantastische indicatoren en helpen ons besluiten om afscheid te nemen van bepaalde artikelen of deze vervangen.”
De bedrijfsvoering wordt niet alleen beïnvloed door vernieuwingen in IT. Ook inzet voor duurzaamheid heeft bijvoorbeeld impact. Hoe beïnvloedt dit jullie strategie
“Rexel maakt zich inderdaad sterk voor duurzame producten en diensten. Ons doel is om ons imago ‘alles wat we doen is elektrisch’ zowel extern als intern na te streven. Naast de verkoop van losse elektronische producten, richt Rexel zich daarom steeds meer op het aanbieden van duurzame totaaloplossingen, gebouw- en industriële automatisering en techniek- en energiemanagement. Denk hierbij aan integrale oplossingen voor het verduurzamen van panden. Of aan het ontwikkelen van duurzame technologieën, zoals laadpaalconfiguratoren.”
“Aan de verandering in tenders merken wij ook steeds vaker dat bij veel van onze key-accounts duurzaamheid en circulair denken belangrijker wordt. In onze voorraadhuishouding anticiperen wij hierop. Bijvoorbeeld door slimmer om te gaan met het onderscheid tussen fast, slow en regular moving items. Nu bestellen we nog te veel op basis van historische data die we extrapoleren naar de toekomst. Om de juiste voorraad te voorspellen, gaan we in de toekomst meer data combineren. Enerzijds om te kijken naar de te verwachten voorraad op basis van (verkochte) installaties bij onze klanten. Anderzijds kijken we bijvoorbeeld naar de conversieratio tussen het klikgedrag van klanten en het daadwerkelijk kopen van onderdelen.”
“Ook in de interne bedrijfsvoering is duurzaamheid een rode draad. Dat zie je terug in onze secundaire voorwaarden. Neem ons leasebeleid, waarin we elektrisch rijden aantrekkelijker maken. Daarbij rapporteren we in de managementletters en het jaarverslag over deze duurzaamheid. We meten onze CO2-uitstoot, groenestroomverbruik, waterverbruik en afval. Die data wordt in samenwerking met facilitaire zaken verzameld, waarbij we ook data integreren van onze leveranciers. In Frankrijk zijn we daarom zelfs gecertificeerd als duurzame groothandel.”
Tot slot, welk data-advies wil je aan collega-CFO’s meegeven?
“Ik wil de essentie van juiste, tijdige en volledige vastlegging van data benadrukken. Dit is namelijk de sleutel voor succesvolle statistische analyses en patroonherkenning. Voor finance is een belangrijke taak weggelegd in de inrichting en borging hiervan.”
