Joulz x Feller: ERP-implementatie

Jos vertelt hoe al zijn kennis samenkwam bij Joulz

Ik heb altijd ‘iets met finance’ gedaan, ook voor ik bij Feller werkte. Alles wat ik in mijn carrière geleerd heb, kwam in deze case samen. Een fantastisch mooie opdracht waar ik graag meer over vertel. Ook omdat het uitstekend laat zien waarom we bij Feller zoveel waarde aan een ketenaanpak hechten.

Joulz moest een eigen IT-systeem krijgen na de splitsing van Stedin. Eigenlijk stapte ik in een rijdende trein, aangezien er al een heel team aan de slag was gegaan om dit in goede banen te leiden: van projectleiders, IT professionals tot eigen mensen uit de operatie. Ik kwam binnen om het facturatieproces onder handen te nemen. Maar al gauw bleek dat er op veel meer vlakken finance ondersteuning nodig was.

Finance was later aangehaakt bij de ERP-implementatie, ondanks de voorbereidingen die al gedaan waren. En daardoor dreigde een en ander mis te gaan. Van verkoop tot facturatie moet alles immers vertaald worden in een goed facturatiesysteem. En daar is niet alleen Finance bij betrokken. Ook IT en de business zelf zijn nodig om tot kloppende informatie bij de laatste schakel te komen. En tussen al die schakels liep het proces nog niet soepel.

Ik begon bij Joulz als ‘facturatiebaas’ maar heb mijzelf uiteindelijk met dat hele ERP-systeem vertrouwd gemaakt en mij met veel meer onderdelen gaan bemoeien. Hiervoor was het van belang om alle processen door de gehele keten goed te begrijpen en te kunnen vertalen naar het systeem. Dit was een gezamenlijke effort tussen mijzelf, de business en IT. Uiteindelijk vertalen alle processen en handelingen in het systeem zich tot financiële output. Anders gezegd: finance is het ‘afvoerputje’ van de organisatie. En dit moet goed doorlopen en juist zijn. Hierdoor ben je tijdens het testen continu aan het valideren, verfijnen en aanpassen. Dit leverde ook leuke, goede en soms felle gesprekken op met de business en IT. Je hebt immers altijd te maken met een natuurlijk spanningsveld tussen enerzijds logisch werkende en goed uit te voeren processen bij de business en anderzijds een volledige en juiste output met diverse dimensies. Uiteraard schakelde ik ook met mijn manager, de corporate controller en de CFO van Joulz. Ik kreeg veel vertrouwen om ERP in een breder verband aan te pakken.

Toen het systeem live zou gaan, heb ik dat nadrukkelijk geadviseerd om dit uit te stellen, al was er inmiddels wat druk ontstaan vanuit het hogere management om wel live te gaan. Maar er was simpelweg nog niet een juiste en volledige financiële output. Daarnaast was het wenselijk om nog wat meer te testen met migratie data. In de testomgeving was alles wel goed gecontroleerd, maar hoe bestaande data daarin werd opgenomen verliep nog niet optimaal. Terwijl je die data natuurlijk wel goed wilt overzetten om deze data goed te kunnen gebruiken.

Mijn ingreep werd qua timing niet direct enthousiast ontvangen, maar werd gelukkig gesteund. Een goede zet, want als je dan na zo’n traject live gaat, wil je dat het een positief effect heeft op de organisatie. En dat is ondanks (of dankzij) het wat hobbelige proces uiteindelijk zeker het geval. De waardering heb ik ook zeker teruggekregen. Manager Joulz (Mathijs Duijndam): “je was snel ‘up and running’, wist onze processen goed te doorgronden en hebt structuur aangebracht. Dit gaf veelvertrouwen. Daarnaast ben je erg flexibel geweest door ook als business controller voor het Meetbedrijf en Laadoplossingen aan de slag te gaan, naast het ERP traject”.

Ik ben er trots op dat ik een bijdrage heb geleverd aan de live gang van het ERP systeem, ook gesteund vanuit de ervaring die ik de afgelopen jaren heb opgedaan bij Feller. Het was een toffe uitdaging met fijne mensen in een goede sfeer, dat maakte de opdracht nog leuker.