Thom deed de toolselectie, technische inrichting en datamigratie.
Veertien scholen onder één noemer, daar komen nogal wat geldstromen bij elkaar. Voor Esprit Scholen geeft dat een ingewikkeld plaatje, bijvoorbeeld doordat verschillende onderwijsvormen te maken hebben met andere subsidies en ouderbijdragen. En dan werkten ze ook nog eens met een systeem wat daar niet voor gemaakt is. Daarom wilde Esprit Scholen de facturatie en inkoopaanvragen automatiseren, geïntegreerd binnen één systeem: AFAS. Feller hielp met de toolselectie, technische inrichting en de datamigratie. Thom was betrokken bij dit project en geeft ons een kijkje achter de schermen.
Scholenorganisatie Esprit Scholen in Amsterdam heeft een gevarieerd onderwijsaanbod. De veertien scholen bieden primair en voortgezet onderwijs, van praktijk tot en met gymnasium. Daar zijn ook internationale scholen bij. Die variatie heeft natuurlijk ook invloed op de financiële stromen. Zo kennen het primair en voortgezet onderwijs een subsidiestroom en een vrijwillige ouderbijdrage, terwijl de internationale scholen particulier bekostigd worden.
Eerste stap: toolselectie
Genoeg reden voor Esprit Scholen om over te stappen op nieuwe software om de financiële processen te stroomlijnen. Maar welke software dan? Samen met schoolleiders en de afdeling finance heb ik gekeken naar functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en kosten. Op basis daarvan hebben we het aantal opties steeds verder ingeperkt.
De keuze viel uiteindelijk op AFAS Software. Ook omdat hier een geïntegreerde module voor inkoopaanvragen in zit. Via een klein voorportaalt is er één verbinding tussen de verschillende onderdelen. Daarnaast zit er een complete workflow rondom de inkoopaanvragen in het pakket. En dat is belangrijk, omdat factureren en inkoopfacturen verwerken de basis vormt van de administratie.
Kritische blik op de financiële processen
Een nieuwe systeem zonder goede data-input brengt alsnog niet de gewenste output met zich mee. De implementatie van een nieuw financieel systeem is daarom pas geslaagd als we ook kritisch kijken naar de financiële processen. Dat deed ik dus ook voor Esprit Scholen. De factuuropmaak en het grootboekrekeningschema kwamen aan bod, de kostenplaatsen werden anders ingedeeld en er werd een nieuwe valutamodule ingericht. Klaar voor automatisering! Toch?
Maatwerk brengt betere filters
Niet helemaal. Het internationale onderwijs binnen Esprit Scholen brengt nog extra complexiteit met zich mee. De ouderbijdrage is voor het primair en voortgezet onderwijs aanvullend op de financiering van de overheid en vaak per klas gelijk. Binnen het internationaal onderwijs is de bijdrage volledig particulier en wisselt de hoogte van de bijdrage binnen de klas. De facturen daarvan gaan vaak naar de bedrijven waar de ouders werken, in plaats van rechtstreeks naar de ouders. En dat zorgt voor extra uitdagingen in de processen, die alleen zijn op te lossen met maatwerk in AFAS.
Daar ontstond een dilemma. We proberen zo veel mogelijk in te richten op basis van de standaardfunctionaliteiten van AFAS. Want die standaard is gebaseerd op de ervaring bij heel wat bedrijven, dus die werkt nu eenmaal het beste voor de meeste organisaties en hun processen. Als we daar zo dicht mogelijk bij blijven, zorgen we dat het systeem naadloos blijft aansluiten. Maar soms kom je een situatie tegen die zo uitzonderlijk is, dat aanvullend maatwerk toch de beste keuze is. Bij Esprit Scholen konden we door maatwerk veel meer data toevoegen aan de debiteurenkaarten, zodat zij betere filters kunnen toepassen. Hierdoor kan de factuur op naam van het bedrijf worden gezet, terwijl het contract op naam van de ouders staat.
Wat gaat er mee naar het nieuwe systeem?
Als je overgaat op een nieuw financieel systeem, heb je het oude zeker nog nodig. Vooral de data daaruit. Maar al gauw kwamen we erachter dat er een heel aantal incomplete debiteuren in dat systeem zaten. Er ontbraken basale gegevens als (mail)adressen en telefoonnummers en bij sommige debiteuren stond de verkeerde informatie. We besloten alleen de complete en kloppende debiteuren over te zetten, zodat bij facturatie alles zou aankomen en ook betaald zou worden. In dat opzicht begon Esprit Scholen met een schone lei: er hoeven niet langer honderden fouten handenmatig te worden opgelost per facturatieronde. Alle boekingen en data zijn uiteindelijk wel meegenomen naar het nieuwe systeem zodat geschiedenis inzichtelijk blijft. Deze migratie was in dit project een stuk tijdsintensiever dan gedacht, het nam ongeveer een derde van de werkzaamheden in beslag.
Zorgvuldig werken met een krappe deadline
Er is eigenlijk nooit een perfect moment om live te gaan met een nieuw systeem, dat geldt voor alle bedrijven. Maar in een scholengemeenschap is dat vóór de zomervakantie, tenminste: dan móet het. De factuurstromen voor de ouderbijdragen lopen immers van september tot en met november. Dus we moesten strak plannen. Na de meivakantie zijn we begonnen met de technische inrichting en datamigratie en binnen tweeënhalve maand hadden we het voor elkaar.
Bewust niet schaduwdraaien
Het is gebruikelijk om rond de livegang van een nieuw systeem te kiezen voor schaduwdraaien. Maar bij Esprit Scholen hebben we dit bewust niet gedaan. De werkdruk van de collega’s was al hoog, schaduwdraaien zou dit nog doen toenemen. Daarom kozen we ervoor dit niet te doen en te vertrouwen op zorgvuldige tests die we van tevoren deden. De belangrijkste stromen liepen goed en de dingen die nog aangepast moesten worden, zouden de business niet in gevaar brengen.
Het is belangrijk om de mensen die het systeem gaan gebruiken in het middelpunt te zetten. Zo’n project moet je dus ook niet over de schutting gooien, maar zorgvuldig begeleiden en overdragen. We zijn veel naar de scholen gegaan om maximale betrokkenheid te creëren, waar we zelfs een-op-een training gaven om het belang van de vernieuwing te laten zien. Na de livegang hebben we nog twee maanden optimalisatieslagen gedaan met de gebruikers en toen stond het.
Groot voordeel: zuivere inzichten per school
Het nieuwe systeem is geland, iedereen werkt ermee. Ik vroeg de scholengemeenschap hoe dat bevalt. De collega’s zijn zeer positief. De workflows rondom inkoop en het goedkeuren van crediteuren verlopen soepel en volgens de richtlijnen van de accountant. De facturatie is sneller en kan eenvoudiger via bulkfacturatie. Ook zijn de boekingen nauwkeuriger en de rapportages zuiverder, wat meer inzicht en handvatten op schoolniveau geeft. Zo is een ingewikkeld netwerk van geldstromen en facturatie in korte tijd teruggebracht tot één overzichtelijk systeem waar iedereen mee kan werken.
