Komkommertijd, ook wel bekend als de stille periode, is een fase waarin veel medewerkers, zowel in de business als directe collega's, op vakantie zijn. Dit fenomeen doet zich voor in de zomervakantie, wanneer scholen gesloten zijn en daardoor ook veel mensen vakantie plannen. Hetzelfde is het geval rondom kerst en nieuwjaar. Veel bedrijven hebben dan verplichte vrije dagen. Tijdens deze rustige periode worden er minder vragen gesteld en zijn er minder e-mails. Dit leidt tot wat meer ruimte in de agenda's en werkzaamheden van de aanwezige medewerkers.
De rustige periode benutten
De dagelijkse drukte neemt af en dus is er alle gelegenheid voor de medewerkers om dingen op orde te maken die normaal gesproken onder de tafel zouden verdwijnen. Denk bijvoorbeeld aan het versimpelen en opschonen van rapportages. Bij rapportages kan het zo zijn dat veel elementen in een rapportage niet interessant zijn en dat sommigen extreem complex zijn. Door dergelijke elementen eruit te halen, worden rapportages niet alleen effectiever maar bovendien ook gebruiksvriendelijker. Ook kan deze rustige periode gebruikt worden om basisprocessen, zoals het boeken van inkoopfacturen en doorbelastingen, te vereenvoudigen. Dit zorgt voor een versnelde verwerking in de toekomst. Daarnaast draagt het bij aan betere controle en transparantie binnen de organisatie.
Het opschonen van de balans en voorbereiding op het budget
Een ander belangrijk aspect tijdens de komkommertijd is het opschonen van de balans. Hier gaat het erom alle balansposten goed door te lopen. Ook het detecteren en corrigeren van fouten en overbodige data verwijderen hoort erbij. Opschonen van de balans zorgt ervoor dat de financiële gegevens van de organisatie nauwkeurig en up to date zijn.
Daarnaast kan deze periode het beste worden gebruikt voor de voorbereiding van het nieuwe budget. Medewerkers kunnen zich hierbij voorbereiden met de nodige bestanden en zich verdiepen in leerpunten die het afgelopen jaar heeft gepresenteerd. Door echt te analyseren wat het beste werkt en wat niet, ontstaan perfecte scenario’s voor verbetering. Deze kansen voor verbetering kunnen worden opgenomen in het nieuwe budget. Dit is een proactieve manier die zorgt voor een solide planning van de financiën en strategische beslissingen bij het ingaan van het nieuwe fiscale jaar.
Het werk van collega's opvangen
Tijdens de komkommertijd, wanneer het over het algemeen vrij rustig is, moet het werk van collega’s die op vakantie zijn, worden opgevangen. Dit is een geweldige kans om het werk dat deze collega’s doen met een frisse blik te bekijken. Blijkbaar is wennen aan het werk een algemene regel. Mensen hebben waarschijnlijk een soort routine ontwikkeld. Dit kan ertoe leiden dat mogelijkheden om processen te verbeteren worden gemist. Hetzelfde werk tijdelijk uitvoeren kan helpen bij de instroom van nieuwe inzichten en bij het identificeren van verbeteringen. Dit kan dan resulteren in efficiëntere procedures en een algehele verbetering van de workflow.
Conclusie
De komkommertijd moet niet worden gezien als een periode van inactiviteit. Het is een geweldige periode voor optimalisatie en voorbereiding. De verminderde werkdruk kan medewerkers in staat stellen zich te concentreren op het opschonen van rapportages en het sluiten van de balans. Ze kunnen zich ook voorbereiden op het nieuwe budget en gebieden voor verbetering in de activiteiten van collega’s identificeren. Door deze tijd goed te benutten, kunnen organisaties hun efficiëntie vergroten en beter voorbereid zijn op de uitdagingen en kansen in het nieuwe jaar. Op deze manier kan de komkommertijd ook een groeiperiode en een periode van optimalisatie zijn, een kans om de basis te versterken voor toekomstige successen.
