Organisaties die aankloppen bij Feller doen dat vaak met de vraag: mijn organisatie loopt niet, kunnen jullie ons helpen? Als we doorvragen, blijkt meestal dat er meer aan de hand is. Dat groeistuipen problemen geven die bij de finance-afdeling terechtkomen. Vaak blijkt de grootste uitdaging: synergie bereiken tussen verschillende eilandjes in een organisatie. Hoe kan Feller dit verhelpen? Thijs geeft een kijkje achter de schermen van dit veranderspel.
Ketenaanpak in het kort
Feller staat bekend om de ketenaanpak in changemanagement. Kort gezegd betekent dit: we starten vanuit de finance-afdeling, waar problemen zichtbaar worden, maar zorgen er uiteindelijk voor dat andere silo’s die problemen niet langer laten ontstaan. Mijn collega Viktor schreef een blog en whitepaper over dit onderwerp. Ik zoom graag wat meer in op wat wij precies doen in de onderstroom om die keten te oliën. Dan gaat het vooral om het menselijke aspect van de organisatie.
Volwassenheid is een belangrijk doel
Onder de oppervlakte van zichtbare resultaten is de manier van werken vaak een probleem. Neem een organisatie die verschillende bedrijven heeft overgenomen. Grote kans dat hun manier van werken niet hetzelfde is. Maar het kan ook tussen verschillende afdelingen ontstaan die ‘het altijd al zo doen’, terwijl dat niet meer aansluit op de rest van de keten. Dan is het zaak om wat ik noem volwassenheid te organiseren. Dat is de basis van verandering. En daaraan moet elk deel van de keten meedoen.
Disbalans tussen mens, proces en systeem herstellen
In de meeste bedrijven kun je die volwassenheid niet bereiken door alleen een systeem te implementeren. Ook de mensen moeten mee. Want het gaat om een betere interactie tussen processen, systemen en mensen. Dat brengt die gewenste verandering. Ik zal het illustreren met een voorbeeld. Als ik aan het werk ga, moet ik kennis hebben, moet ik klikken met mijn collega’s en moet het thuis op orde zijn. Als een van die dingen ontbreekt, kom ik in de knel. Zo’n soort disbalans maar dan tussen mens, systeem en proces komt in de ketensfeer vaak tot uiting op de finance-afdeling. Die is een soort probleemmagneet, terwijl het niets van doen heeft met de oorzaak.
Drie uitgangspunten van de Feller-aanpak
Hoe herstel je die balans tussen mens, proces en systeem? Bij Feller hanteren we daarvoor drie uitgangspunten:
1. Van controle en regels naar vertrouwen
Wij hebben altijd in het achterhoofd dat regels zijn bedacht om te sturen op de manier waarop doelen worden gehaald. Maar als je mensen weten welke doelen en resultaten dat precies zijn, kunnen zij met veel minder regels zelf kiezen hoe ze die gaan behalen. Werkt een stuk prettiger.
2. Van complexiteit naar eenvoud
We maken structuren makkelijk en scheppen zo ruimte voor je mensen om te werken aan wat echt belangrijk is. Je kunt gerust stoppen met dingen die je altijd al doet, als niemand meer weet waarom je ze eigenlijk doet.
3. Van bijwonen naar bijdragen
Iedereen heeft talenten, daarmee vertel ik niets nieuws. Maar kunnen collega’s ook echt de dingen doen waar ze goed in zijn? Door mensen op hun talenten aan te spreken, worden organisaties efficiënter én fijnere werkgevers. Het is toch veel leuker om iets toe te voegen aan de organisatie dan als projecttoerist van meeting naar meeting te sjokken?
Emotioneel contract tussen afdelingen
Als die disbalans tussen mens, proces en systeem hersteld is, blijft er nog een tweede ‘menselijk aspect’ over dat in de onderstroom verborgen is. Je kunt er niet direct milestones aan verbinden, maar het is wel degelijk iets waar je wat mee moet. Ik noem dit het emotionele contract tussen de verschillende schakels in de keten.
Te vaak zie ik dat de samenwerking tussen afdelingen niet goed geregeld is. Het is onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en dat zie je terug in de manier waarop er met die verantwoordelijkheden wordt omgegaan. Feller gaat daarom aan de gang met een emotioneel contract. We scheppen nieuwe kaders in de samenwerking, we spreken af dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en dat je elkaar daar gerust op kunt aanspreken.
Dat laatste mag best eens schuren. Maar elkaar aanspreken is iets anders dan het conflict opzoeken. Het is randvoorwaardelijk voor een goede en professionele samenwerking waarbij alle partijen willen dat die beter wordt. Zo wordt een onduidelijke manier van samenwerken een nieuw emotioneel contract van wederkerigheid, met bijkomend vertrouwen in elkaar.
Samenspel tussen collega’s
En dat begint al in de interactie op de eigen afdeling. We stellen de vraag: zitten de finance-mensen wel op de juiste plek met de juiste taak? Dat heeft te maken met individuele skills maar zeker ook met de teamdynamiek. Leeftijd, opleidingsniveau en andere diversiteitskenmerken die je op papier kunt zetten, zijn daarin niet het belangrijkst. Het gaat om het samenspel in de praktijk. En ook over deze kwestie in de onderstroom van verandering geven we (ongevraagd) advies. Want uit ervaring weten we dat dit een belangrijke succesfactor is voor blijvende verandering.
Feller is van de zeer persoonlijke aanpak
Met dit artikel gaf ik je een inkijkje in de manier waarop wij werken: zeer persoonlijk. Wij werken met ‘milestones’ en ‘deadlines’. En natuurlijk horen daar ook de nodige ‘deliverables’ bij. We gaan daarbij wel altijd samen van A naar B, volgens de principes van B. De beperkingen van A laten we dus op voorhand los. Op die manier haal je alle mijlpalen die je voor ogen had, maar op een andere manier dan verwacht.
