Feller x Nyenrode: finance-afdeling met grote ambitie

Als enige particuliere universiteit in Nederland neemt Nyenrode Business Universiteit een bijzondere plek in binnen de onderwijswereld. “We worden niet bekostigd door de overheid en krijgen geen enkele subsidie voor onze studenten,” legt Olena Gots, Head of Controlling van Nyenrode uit. “Aan het eind van de rit moet er een positief resultaat behaald worden, maar we willen natuurlijk ook investeren in de kwaliteit van het onderwijs en het landgoed.”

Nyenrode probeert daarom zo adequaat mogelijk in te spelen op trends in de onderwijsbranche. En dat wordt steeds ingewikkelder. “Aan de ene kant zien we een massificatie van het onderwijs en aan de andere kant een individualisering van de vraag naar het onderwijs. Daarnaast is internationalisering een belangrijke trend. Dat betekent dat we met veel meer internationale accreditaties te maken krijgen,” vertelt Olena.

Ook rondom de financiering van de opleidingen speelt van alles. “Er wordt al jaren gesproken over wijzigingen in het belastingstelsel, zoals het afschaffen van de studieaftrek. Tegelijkertijd hanteren steeds meer bedrijven een keuzemodel voor de persoonlijke ontwikkeling van hun medewerkers, waaruit mensen jaarlijks online of offline opleidingen volgen.”

Hoe speel je in op al die ontwikkelingen terwijl je als groeiende organisatie een verandering doormaakt? Dat is een lastige. Olena: “We moeten de processen optimaliseren terwijl iedereen aan het werk blijft, financiële informatie moet dus continu aangeleverd blijven worden.” Nyenrode koos daarom voor de tweeledige aanpak die Feller voorstelde:

1. Een ervaren interim controller van Feller neemt het voortouw in de inhoudelijke verbetering van bijvoorbeeld facturatie- en omzetprocessen.
2. Oracle PBC wordt geïmplementeerd om planningsprocessen te optimaliseren
   

Waarom die combinatie? Een goede interim controller kan snel een achterstand wegwerken en tegelijkertijd focussen op verbetertrajecten. Daarmee neemt die heel wat kopzorgen van de finance-afdeling en CFO weg.

In een organisatie met veel hoogopgeleide professionals, zoals universiteiten of ziekenhuizen, is de aard van controlling vaak net wat anders dan gebruikelijk. “Dat geeft lusten en lasten,” beaamt Olena lachend. “Iedereen is eigenwijs, maar er is ook een hoge mate van betrokkenheid. Kenmerkend voor elke professionele organisatie is dat iedereen een eigen kijk heeft op hoe het nog beter kan. Commercie kijkt vanuit het belang van een student, onderwijs kijkt vanuit de inhoud en vanuit control kijk ik hoe dit alles past binnen het geheel. Tijdens gesprekken moet je dan overeenkomsten zien te vinden. Uiteindelijk past iedereen zich aan en bouwen we samen aan een mooier Nyenrode.”

Olena ziet de functie van control wel veranderen. “Er worden steeds meer eisen gesteld aan de presentatie en analyse van de cijfers. Vanuit de toezichthouders en het college van bestuur, maar ook vanuit afdelingshoofden die budgethouder zijn en marketeers die willen weten in hoeverre hun budgetten al zijn benut.”

Voor Nyenrode is het daarnaast belangrijk dat control een adviesrol aanneemt naar de toezichthouders en het college van bestuur. Bijvoorbeeld als er een besluit genomen moet worden over het opleidingsaanbod. Is het bij tegenvallende cijfers wellicht goed om te investeren in (de ontwikkeling van) andere of aangepaste opleidingen? Dat was voor Nyenrode een realistische vraag. Omdat zij te maken hadden met teruglopende aantallen inschrijvingen voor een bepaalde opleiding. Terwijl die collegegelden altijd een stabiele bron van inkomsten waren, een behoorlijk groot deel zelfs van de totale inkomsten.

De interim controller van Feller gaf het advies om die tendens te onderzoeken. Want verdere terugloop zou de omzetdoelen van Nyenrode serieus in gevaar brengen. We deden heel wat evaluaties onder studenten en daaruit bleek dat de opleiding niet meer helemaal aansloot bij wat studenten zochten. Genoeg reden om de opleiding aan te passen en verdere terugloop te voorkomen. En positiever zelfs: de waardering van de opleiding verhogen, en daarmee de totale opbrengsten en groei van Nyenrode vergroten.

Dit voorbeeld laat zien dat Feller vanuit meer invalshoeken kijkt dan alleen finance, ook klantperspectief en inhoud worden belicht. Samen bespreken hoe de zaken ervoor staan, vormde hier de basis voor scherpe aanbevelingen vanuit control. Je kunt als controller niet in je eentje verandering brengen, daarbij heb je de organisatie met alle kennis en ervaring nodig. Die samenwerking maakt vernieuwing succesvol.

Dan is er nog de implementatie van een nieuw systeem, een van de twee onderdelen van het plan van Feller. Jaren eerder hadden we al Hyperion Planning geïmplementeerd. Oracle PBC is de logische opvolger hiervan. Het beheer van Oracle PBC werd uitbesteed aan een bedrijf in het netwerk van Feller, dat gespecialiseerd is in het beheer van performancemanagementsystemen.

Als Nyenrode dit zelf zou willen doen, lagen de kosten aanzienlijk hoger. “Het was duurder om het beheer zelf te doen, dan moet je minimaal twee fte opleiden voor een systeem dat maar door één afdeling als hoofdsysteem wordt gebruikt,” legt Olena uit. Zij maakte daarbij de keuze voor de extra back-upfunctionaliteiten. “Ik wil dat mijn planning & controlcyclus doorloopt zonder dat ik hoef na te denken over of het systeem wel werkt.”

Olena is positief over de gecombineerde inzet. “Het is heel prettig dat Feller zowel een ervaren interim controller als de implementatie van Oracle PBC aanbiedt. Dat helpt als je extra capaciteit nodig hebt. Bovendien krijg je mensen die vanaf dag één mee kunnen draaien. Mensen van Feller passen zich aan op hun omgeving. Zonder een eigen stempel op de organisatie te drukken, hebben ze als buitenstaander een eigen kijk op mogelijkheden om de organisatie verder helpen.”

Ook over de resultaten is Olena te spreken. “Onze processen zijn duidelijk, dat vind ik een groot goed. Vanuit control kunnen we de standaard planning & control-cyclus zo stabiel mogelijk houden. Standvastigheid in de processen helpt om de processen in de systemen goed te zetten, en andersom. We hebben een stabiele omgeving binnen Oracle PBC, waardoor de organisatie niet telkens weer met iets anders wordt geconfronteerd. Dat werpt zijn vruchten af.“

Na de stappen die al gezet zijn, heeft Olena nog één grote stap voor ogen: “Mijn droom is dat we over een jaar of twee een integrated report hebben, met zowel financiële als niet-financiële doelstellingen en resultaten. Ik wil dat de jaarrekening niet alleen een wettelijke verplichting is, maar een document dat leeft voor iedereen.”