Feller x Visma | Raet: jong Feller-talent excelleert bij reorganisatie

Visma | Raet is marktleider in cloud-oplossingen en daaraan gerelateerde services op het gebied van HRM-processen en salarisverwerking. Toonaangevend op de Nederlandse markt. Met de overname van Raet door Visma in 2018 werd een  transformatie van Visma | Raet ingezet. Dat had nogal wat voeten in de aarde. En om dit proces in goede banen te leiden, vroeg de organisatie Feller erbij..

Tom van Dael merk als finance director bij Visma | Raet dat die overname veel impact had op de finance- en IT-afdeling. Die kwam enorm onder druk te staan en achterstanden konden zij zelf niet meer inhalen. “Na de acquisitie ging Raet over op de moderne preferred system setup van Visma. Logisch, want Raet bestaat immers al 50 jaar, en de klanten, producten en data moeten allemaal goed gemigreerd worden, wil je er een goede datavoorziening en factuur uit krijgen. Maar dat bleek een behoorlijke uitdaging. Door de migratie liep de druk bij de billing-afdeling fors op door grote hoeveelheden data- en klantconversie, waardoor de hele O2C-keten en de reguliere zaken onder druk kwamen te staan. En dat had weer impact op de samenwerking met andere afdelingen in de keten. Tegen het einde van het jaar hadden we daarom extra slagkracht nodig om de achterstand structureel weg te werken én de nieuwe manier van werken te implementeren en borgen.”

Jong talent Gijs Dijkman werd in ingezet om de productie-achterstand te helpen wegwerken, maar ontwikkelde zich al snel tot belangrijke ondersteunende factor. Tom: “Feller-talenten zoals Gijs zijn jonge intelligente krachten die je meteen aan het werk kan zetten. Ze snappen de nieuwe systematiek, zijn nieuwsgierig en kijken continu hoe het nog slimmer of handiger kan.” Maar die achterstanden wegwerken was uiteindelijk maar één van de vele taken die Gijs aanpakte. Hij begeleidde het migratieproces van AFAS naar Zuora, ondersteunde bij het wegwerken van de backlog en schreef processen opnieuw. En na de splitsing van de organisatie nam hij het testen van de nieuwe omgeving voor zijn rekening.

Ook senior-consultant Thijs Vijverberg verscheen ten tonele. Hij nam de rol in van billing-manager (AI) bij Visma | Raet. “Thijs hielp om de migratie goed af te ronden en legde de basis om weer in control te komen”, zegt Tom. “In de chaos van een nieuw systeem ontbreekt vaak het overzicht: mensen gaan eigen keuzes maken en overal groeien de stapels werk – dat doet wat met het moreel. Thijs heeft de boel op scherp gezet om zo weer rust en focus binnen het team te krijgen.”

Thijs reageert daarop: “Het is belangrijk op zo’n moment wat verder in de keten te kijken, zodat we zien wat er misgaat en we het dáár kunnen oplossen. Wie doet wat? Wat is urgent? Hoe voorkomen we dat alle losse eindjes bij finance terechtkomen? Als mensen beginnen te snappen waaróm je bepaalde veranderingen doorvoert, zie je de samenwerking tussen afdelingen verbeteren. In feite had Tom het volledige veranderplan voor Visma | Raet al in zijn hoofd, maar het ontbrak hem op cruciale punten aan ondersteuning. Dat is wat Feller bracht. We kwamen met extra handjes en extra ogen en oren binnen de organisatie, waardoor je veel beter kunt reageren op wat er tijdens een werkdag gebeurt. Je kunt gerust zeggen dat we optimaal gebruik hebben gemaakt van onze capaciteit.

We noemden het eerder al: er kwam nog een uitdaging bij, want de organisatie werd opgesplitst in Visma | Raet (voor de publieke markt) en Visma | YouServe (voor de zakelijke markt en verantwoordelijk voor HR & payroll services). Twee volledig zelfstandige bedrijven met een eigen marktfocus, producten- en dienstenportfolio en eigen teams. Een carve-out die bovendien in drie maanden tijd operationeel moest zijn.

“Dat legt opnieuw enorme druk op je processen en systemen, en ook weer op je billing-omgeving”, zegt Tom. Om daar een mouw aan te passen, vlogen we nog een aantal collega’s in. Jan-Paul Bruisma richtte zich op de verbetering van diverse processen die nog steeds niet soepel liepen. Colin Bertram kwam erbij om de kloof tussen finance en sales te overbruggen. Daarna volgden Zoë van Mierlo en Viktor Zeelt, voor de ad interim invulling van vacatures bij business control. 

Wat waren de voordelen voor Tom? Hij vertelt: “De splitsing van Visma | Raet in een zelfstandig softwarebedrijf en een servicebedrijf betekende dat ook de originele control-afdeling over twee bedrijven verdeeld moest worden. Met Zoë en Viktor had ik flexibele schuifstenen die ik kon inzetten waar het nodig was. Zij liepen de gaten dicht en leverden een belangrijke bijdrage aan de borging van kennis en vaardigheden binnen beide bedrijven.”

Die extra gezichten zorgden ervoor dat de billing-afdeling weer in control en on par was. Finance had weer de handen vrij om grote stappen te zetten. Thijs: “Door het zo aan te pakken, vergroten we samen de toegevoegde waarde van het hele financiële-domein. Wat begon met de operationele inzet van Gijs, werd uiteindelijk een ketenbrede aanpak van de organisatie. Wat enorm bijdroeg aan het slagen daarvan, was dat de collega’s ons vertrouwden. En dat was nodig in een voor hen chaotische, onzekere tijd. Samen hebben we de veiligheid binnen de afdeling(en) kunnen terugbrengen.”

Tom beaamt dat de aanpak een succes was. “Feller heeft ons fantastisch ondersteund. Hierdoor is Visma | Raet niet alleen goed uit deze IT-migratie en carve-out gekomen, maar ook is de structuur neergezet waarop we verder kunnen bouwen. De young professionals uit het talentenprogramma zijn fris, zelfstandig en hebben een bepaalde eigenwijsheid. Maar ze kunnen ook goed doorpakken zonder discussie. Ze zijn een geweldige aanvulling geweest op het team en hebben het allemaal net een tandje strakker en professioneler gemaakt, waardoor onze eigen medewerkers ook net weer wat allrounder zijn geworden. Met Feller haal je een compleet palet aan competenties binnen. Je huurt hulp in voor een probleem en niet voor een bepaald aantal uur. En dat betekent dat je sámen zoekt naar oplossingen, zoals in een volwaardig partnership.”

Gijs is erg ook erg te spreken over zijn rol in deze opdracht. “Ik vond het supertof om in zo’n vroeg stadium van mijn carrière zoveel vertrouwen en verantwoordelijk te krijgen. Daarbij was het erg prettig dat Thijs erbij kwam, want op die manier ontstond er een mooie junior-senior samenwerking. Bovendien, als er zo’n senior rondloopt kan hij je opdrachten toespelen. Daar kon ik dan weer alle kanten mee op. Hij hielp me dus, maar mensen binnen de organisatie ook. Op die manier is er vanaf het begin van je carrière sprake van een ongelooflijk steile leercurve.” 

Finext-consultant Thijs zag het gebeuren, die steile leercurve. “Gijs ontwikkelde zich van operationele hulp naar voortrekker binnen de reorganisatie die we hebben doorgevoerd. Op een gegeven moment stond hij zelfs de absolute top – het senior management van Visma | Raet – ervan te overtuigen dat iets een goed idee was. Ontzettend gaaf om te zien!”

Feller stuurt al jaren op een cultuur die aantrekkelijk is voor startende professionals. Individuele ontwikkeling van jonge talenten staat in het middelpunt. Een weloverwogen programma, trainingen en uitdagende opdrachten helpen iedere starter om die Feller-touch in de vingers te krijgen. 

En klanten zien dat het werkt. “De groei van Feller-trainee Gijs Dijkman is indrukwekkend geweest”, zegt finance director Tom van Dael. “Hij had snel door hoe de complete machine werkt en heeft geweldige stappen gezet om die machine nog wat handiger te laten draaien. Ik ben sowieso onder de indruk hoeveel we van het Feller-talentenprogramma gebruik hebben gemaakt. In combinatie met senior consultant Thijs Vijverberg uiteraard, die er als een soort master of puppets boven hing. Prachtig! Deze jonge talenten hebben een frisse blik, snappen dingen en brengen een bak nieuwe energie je bedrijf binnen. Mooi is daarbij dat ze hun opdracht zelf ook weer afbouwen, want uiteindelijk willen de trainees zelf weer verder naar nieuwe uitdagingen en nieuwe ervaring.”