Thom gaf vorm aan de optimalisatie en gedeeltelijke herinrichting van AFAS
Hoe houd je de financiële administratie inzichtelijk als je organisatie snel groeit? Eikk Onderwijsgroep is een voorbeeld van hoe je dat aanpakt. Ze bieden marktbrede complete ontwikkeling van professionals en verzamelen daarom steeds meer expertises onder één dak. De snelle groei die dit oplevert, zorgt ook voor uitdagingen. Bijvoorbeeld in de financiële administratie. Feller speelde een ondersteunende rol bij de herinrichting hiervan in AFAS en bij de aanpassing van de informatievoorziening. Thom was betrokken bij dit project.
Eikk bestaat inmiddels uit verschillende labels die elk vanuit hun eigen missie en visie unieke trainingen aanbieden voor een specifieke doelgroep. Onderdeel van de groep zijn onder andere financiële opleider Lindenhaeghe, Kenneth Smit, Florens en het Examenadviesbureau (EAB). CFO van Eikk Onderwijsgroep Annette Eestermans schakelde Feller in om een toekomstbestendige structuur in de totale informatievoorziening te brengen. Collega Thom werd aangehaakt en vertelt meer over het project.
Nieuwe informatiebehoefte door overnames
De inrichting van de financiële afdeling van opleider Lindenhaeghe was van oorsprong afgestemd op de informatiebehoeften van een gemiddelde mkb-onderneming. Maar door de oprichting van Eikk Onderwijsgroep in 2019 veranderde de algehele organisatiestructuur. En dus ook de informatiebehoefte van de organisatie. De organisatie zet in op een buy-and-build-strategie, dus investeert in de autonome groei van de labels én in de aankoop en aansluiting van nieuwe bedrijven. Door dit diverse palet aan labels binnen de Eikk-groep is de organisatiestructuur en daarbij horende financiële administratie uitdagend, je kunt het gerust complex noemen.
Toe aan een verbeterde structuur
Dat betekent dat de financiële afdeling verantwoordelijk werd voor meerdere bedrijven, er kwamen nieuwe stakeholders bij en het management wilde kunnen sturen op product- en dienstenniveau. Het productportfolio nam immers toe en dat vroeg om nieuwe en verbeterde inzichten: brutomarges per product, rendement per training, bezettingsgraad, gemiddelde omzet per cursist. Ook ontstond er behoefte aan geconsolideerde rapportages voor de gehele organisatie en aan voorspellende waarden, naast de rapportages uit het verleden. Er moest, kortom, een verbeterde structuur worden aangebracht. Niet zo zeer in de afdelingen en functies, maar juist in de financiële administratie (AFAS) en in het operationele systeem.
Van vacature vervullen naar complete herinrichting
Het bestaande financiële systeem (AFAS) voldeed dus niet aan de nieuwe (informatie)behoeften. Er waren aanpassingen noodzakelijk aan de structuur en inrichting van de financiële administratie, net als aan de hieruit voortvloeiende managementinformatie. Bovendien was er door onverwacht vertrek van een ervaren collega een vacature ontstaan binnen het financeteam. Om AFAS aan te passen aan de nieuwe situatie, klopte Eikk Onderwijsgroep aan bij Feller. Ik ging met de opdracht aan de slag. Eerst heb ik de vrijgekomen vacature binnen het financeteam ingevuld. Daarna heb ik vormgegeven aan de optimalisatie en herinrichting van AFAS. Door die combinatie van meewerken en herinrichten kon ik de behoeften van de organisatie goed in kaart brengen en de optimalisatiefase beter laten aansluiten op de nieuwe en toekomstige organisatie.
Draagvlak binnen alle teams
Ik heb tijdens de opdracht heel wat mensen gesproken. De wensen van iedere afdeling wilde ik op tafel krijgen en ik moest ontdekken wat de verschillende afdelingen aan informatie willen ontvangen. Veel praten is belangrijk. Je wilt teams vroegtijdig bij het traject betrekken, omdat je zo draagvlak creëert. Bovendien heb je te maken met verschillende stakeholders: de directeur van Lindenhaeghe zoekt andere inzichten dan een salesmanager.
Doel: één waarheid
Het was ons doel om één kanaal van informatievoorziening te maken, vanuit de afdeling finance. Ik vroeg Annette waarom: “Ik wil voorkomen dat iedereen overal informatie vandaan trekt, eigen lijstjes maakt en daarmee eigen waarheden creëert. Ik wil het over hetzelfde omzetbedrag hebben als mijn collega, dezelfde taal spreken en dus van dezelfde gegevens uitgaan. AFAS is ons financieel systeem, voor mij is er daarom één waarheid en die komt uit AFAS. En finance is dan de afdeling die voor die informatieverstrekking verantwoordelijk is.”
Zelf uitbouwen vanuit de solide basis
Bij Eikk Onderwijsgroep staat inmiddels de basis om mee verder te kunnen, daarvoor heb ik me samen met het team ingezet. Er is nu een maandelijkse resultaatanalyse die te verdiepen is tot op grootboekrekeningniveau en een rapportage voor omzet en brutomarge op product- of omzetsoort. Het systeem is nu zo ingericht dat nieuwe bedrijven en nieuwe producten eenvoudig kunnen aansluiten, dat was de wens vanuit Eikk. Ik heb diverse handleidingen opgesteld waarmee de organisatie zelf aanvullingen kan doen. Zo is het systeem toekomstbestendig.
Het resultaat is spot on
Ik vond dit een ontzettend mooie opdracht en ben blij met het resultaat. Gelukkig is Eikk dat ook. Annette zegt over onze samenwerking: “Ik ken de mensen van Feller als personen die de organisatie snel leren kennen, zich gemakkelijk aanpassen waardoor ze ook snel worden opgenomen in het bedrijf. Ze denken mee, zijn sterk oplossingsgericht en kijken altijd meteen hoe en waar ze kunnen helpen. Doordat we regelmatig met elkaar schakelden, met Thom en met het team van Feller, ontstond er een open en transparante sfeer.”
